Politica de confidențialitate

1. Operatorii și cum ne contactezi

VILON CROMER S.R.L. (CUI 37907760, înregistrare J2017001014156) și TOKAIDO CONSULT S.R.L. (CUI 41110671, înregistrare J15/970/2019) decid împreună prelucrarea datelor pentru administrarea acestui portal și gestionarea cererilor, în calitate de operatori asociați. VILON CROMER S.R.L.: Str. Tineretului nr. 1, Aninoasa, județul Dâmbovița, România. TOKAIDO CONSULT S.R.L.: Str. Pandurilor nr. 8, Târgoviște, județul Dâmbovița, România.

Poți contacta oricare dintre operatori la contact@vilonmedia.ro sau contact@tokaido.ro pentru informații și exercitarea drepturilor. Ambele societăți răspund de prelucrările stabilite în comun și trebuie să coordoneze soluționarea cererilor. Societatea identificată în contract gestionează relația contractuală și obligațiile sale de facturare; gestionarea comună a portalului și CRM-ului nu limitează drepturile tale față de oricare dintre operatori.

2. Date și surse

Primim datele completate în formulare ori trimise prin e-mail: nume, telefon, e-mail, județ, localitate, subiect, mesaj și opțiuni privind contactarea sau newsletterul. Pentru abonamente folosim și datele reprezentantului, ale firmei, contractului, facturării și perioadei de acces.

Prezentările pot conține nume profesionale, date de contact, logo-uri, texte, fotografii și localizare furnizate de clienți. Unele date profesionale pot proveni din pagini publice ale firmei ori registre publice; când conțin date personale, analizăm temeiul, necesitatea și obligația de informare potrivit articolului 14 GDPR. O sursă publică nu înseamnă permisiune nelimitată de reutilizare.

Sistemele pot prelucra adresa IP, data și ora, informații despre browser, jurnale tehnice, opțiuni de cookie și, în funcție de funcția folosită, date de autentificare ori statistici de scanare QR. Nu publica date despre invitați sau minori și nu trimite categorii sensibile de date fără o necesitate justificată și un temei adecvat.

Clientul care transmite sau indică materiale cu persoane identificabile trebuie să verifice dreptul la imagine, temeiul prelucrării și autorizările necesare, inclusiv cele privind minorii, după caz. Permisiunea autorului unei fotografii și temeiul GDPR sunt chestiuni distincte. VilonMedia prelucrează materialele, aprobările și dovezile strict necesare pentru publicarea convenită, gestionarea sesizărilor și apărarea drepturilor, potrivit temeiurilor și criteriilor de păstrare descrise în această politică. Declarația clientului nu reprezintă consimțământul persoanelor fotografiate și nu înlătură drepturile lor sau obligațiile legale ale operatorilor.

3. Scopuri și temeiuri

• Răspunsuri și pregătirea unei oferte: demersuri la cererea persoanei înaintea unui contract, articolul 6(1)(b), când aceasta este parte; pentru reprezentanții unei firme și corespondența profesională, interesul legitim de a răspunde și gestiona relația, articolul 6(1)(f).
• Abonamente, acces CV și servicii convenite: executarea contractului, când persoana este parte, și interesul legitim pentru relația cu reprezentanții; facturare și evidențe obligatorii: obligații legale, articolul 6(1)(c).
• Transmiterea unei cereri de servicii către o afacere relevantă: consimțământ separat și opțional, articolul 6(1)(a), în limitele solicitării și cu informarea despre destinatar sau categoria relevantă. Marketingul acelei afaceri nu este autorizat prin această operațiune.
• Securitate, prevenirea abuzului, corectarea erorilor și apărarea drepturilor: interese legitime, cu evaluarea necesității și a impactului; solicitări ale autorităților: obligații legale, când sunt aplicabile.
• Newslettere și statistici care necesită acord: consimțământ separat, specific și revocabil, articolul 6(1)(a), împreună cu cerințele Legii 506/2004. Refuzul marketingului nu împiedică primirea unui răspuns sau încheierea unui abonament.

4. Destinatarii datelor

Accesul este limitat la personalul autorizat al celor două societăți și la furnizorii implicați în găzduire, administrare tehnică, CRM, e-mail, facturare, contabilitate ori alte servicii necesare. În funcție de operațiune, aceștia sunt persoane împuternicite sau operatori cu obligații proprii; relațiile se documentează corespunzător.

Pentru cererile de servicii, pot fi transmise numele, telefonul, e-mailul, localitatea și mesajul către afacerea relevantă pentru solicitare, inclusiv din zona apropiată când este indicat. Nu includem cererile de ofertă pentru promovare, reclamațiile ori cererile GDPR într-un flux de marketing al partenerilor.

Pentru facilitățile contractate, datele necesare și materialele firmei sunt folosite în cv.vilonmedia.ro; datele necesare verificării și certificatului pot ajunge în registrul certificatincredere.ro și pe pagina publică a certificatului, conform condițiilor acestuia. Înregistrările publice nu includ inutil date personale private.

5. Google, conținut extern și transferuri

Formularele utilizează Google reCAPTCHA pentru prevenirea abuzului. Paginile pot folosi Google Analytics și conținut extern, precum hărți sau module sociale. Aceste servicii pot primi date tehnice, inclusiv IP, browser și informații despre utilizarea funcției. Accesarea unui serviciu extern este supusă și informării sale de confidențialitate.

Unele servicii, inclusiv cele Google, pot implica prelucrare în afara Spațiului Economic European. Un transfer trebuie să se întemeieze pe un mecanism aplicabil din capitolul V GDPR și pe evaluările necesare, nu pe simpla acceptare a acestei politici. Poți cere operatorilor detalii despre destinatari, țări și garanțiile aplicabile. Consultă și informarea Google: https://policies.google.com/privacy.

6. Cookie-uri și preferințe

Cookie-urile necesare susțin funcționarea și securitatea. Pentru statisticile neesențiale solicităm opțiunea ta prin mecanismul de preferințe. Poți reveni la „Preferințe cookie” pentru a modifica alegerea. Alegerea privind cookie-urile este distinctă de solicitarea unui răspuns și de opțiunea newsletter.

Unele pagini includ hărți ori module sociale care pot comunica date tehnice furnizorului extern la încărcare. Activarea lor trebuie să respecte condițiile Legii 506/2004 pentru scopurile respective. Poți solicita informații sau trimite cererea direct prin e-mail dacă nu dorești să folosești formularul cu reCAPTCHA. Setările browserului pot limita cookie-urile, dar nu împiedică automat toate comunicările către servicii externe.

7. Cât păstrăm datele

Păstrarea depinde de scop și de obligațiile aplicabile: cererile și corespondența cât sunt necesare rezolvării și urmăririi relației; datele de cont și serviciu pe durata necesară contractului; documentele contabile pe perioada legală; datele pentru reclamații ori litigii cât sunt necesare apărării drepturilor. Nu aplicăm automat aceeași perioadă tuturor datelor.

Listele de marketing se folosesc până la retragere sau încetarea justificată a scopului; o evidență minimă a opoziției poate fi păstrată pentru a respecta alegerea. Jurnalele tehnice și copiile de siguranță trebuie supuse unor cicluri limitate, separate de arhiva contractuală. Criteriile sunt durata relației, necesitatea documentării răspunsului, prescripția drepturilor și obligațiile legale. La încetarea scopului și a termenelor aplicabile se impune ștergerea sau anonimizarea; detalii despre categoria și termenul aplicabil datelor tale pot fi cerute operatorilor.

8. Drepturile tale

În condițiile GDPR, poți cere acces, o copie a datelor, rectificare, ștergere, restricționare și, când sunt îndeplinite condițiile, portabilitate. Te poți opune prelucrării întemeiate pe interes legitim. Pentru marketing direct te poți opune oricând, fără justificare. Poți retrage consimțământul pentru viitor, fără a afecta operațiunile legale anterioare.

Răspundem fără întârzieri nejustificate și, în principiu, în cel mult o lună calendaristică de la primirea cererii. Dacă legea permite prelungirea, te informăm în prima lună despre motive și durata suplimentară, care poate fi de cel mult două luni. Putem cere numai informații proporționale pentru verificarea identității.

Poți depune o plângere la ANSPDCP, www.dataprotection.ro, ori la autoritatea competentă și te poți adresa instanței. Nu este obligatoriu să finalizezi întâi o procedură internă și nu trebuie să accepți marketingul ca să îți exerciți drepturile.

9. Automatizări și informații obligatorii

CRM-ul poate organiza solicitările, propune un partener relevant și trimite răspunsuri operaționale. Raportul de verificare este automat și orientativ, iar rezultatele pot fi discutate cu o persoană. În fluxurile verificate nu am identificat decizii exclusiv automate care să producă efecte juridice sau efecte similare semnificative asupra persoanelor; orice astfel de funcție ar necesita o informare și o analiză distincte.

Câmpurile cerute sunt indicate în interfață; fără datele necesare poate să nu fie posibilă soluționarea prin acel formular. Newsletterul este opțional. Pentru reclamații și cereri privind datele poți folosi și e-mailul; nu îți cerem date comerciale fără legătură cu solicitarea.

10. Securitate și limite

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice proporționale cu riscurile, inclusiv limitarea accesului și protecția transmiterii. Nicio transmitere prin internet nu poate fi declarată absolut sigură. Incidentele sunt analizate și notificate autorității și persoanelor când condițiile legale o cer.

Nu folosi formularul pentru parole, copii complete ale actelor de identitate ori date sensibile despre alte persoane. Pentru materiale cu persoane identificabile, dreptul de utilizare a imaginii și temeiul de prelucrare trebuie clarificate înainte de publicare.

11. Versiuni și legătura cu celelalte servicii

Actualizăm informarea când se schimbă prelucrările și indicăm versiunea. Pentru o modificare semnificativă a scopului ori destinatarilor oferim informarea și, dacă este cazul, obținem un acord nou înainte de noua operațiune. Publicarea unei politici nu autorizează retroactiv prelucrări fără temei.

Această politică privește portalul și formularele sale. Serviciile CV, registrul certificatului și instrumentul de verificare pot avea informări proprii pentru funcțiile lor. Versiunea engleză urmărește aceleași informații.